ProPack

Изложението е единственият посредник, който поставя в пряк контакт опитния купувач и компанията-предложител. То е единствената среда, в която всички способности се впрягат едновременно в демонстрации, ответни реакции, преодоляване на пречки и изграждане на бизнес отношения. Дори неопитна в изложенията фирма едва ли ще си тръгне от такова събитие без нов контакт. Това са изложенията — при подготвените за тях участници сделките идват сами.

За да се постигне максимална полза от изложенията трябва да се използ­ват няколко елементарни принципа, извлечени от колективния опит на из­ложителите. Просто е нужно да се на­правят някои обикновени неща преди, по време и след даденото събитие:

Преди изложението, което вече е подбрано по предмет и посетителски профил, трябва да се поставят ясни, измерими и точни цели — определен брой продажби, лансиране на новия продукт пред съществуващите и нови клиенти, намиране на трима нови дилъ­ри, раздаване на 2000 мостри, среща с минимум 15 нови клиенти и т.н. Мяс­тото, дизайна и екстрите на щанда трябва да отразяват намеренията на компанията. Целите влияят и върху из­бора на персонала зад щанда — хората правят щанда и е много важно да бъ­дат обучени за съответната работа, което, освен другото, е чудесен начин за увеличаване на техния опит, квали­фикация и професионални контакти.. Много удачен тактически ход е да се уведомят партньори и клиенти за учас­тието със щанд в изложението, какво ще се представя и защо е полезно за тях да го посетят. Важно е да се знае кои медии ще отразяват събитието и да се пусне новина в тях — снимките към текста вършат добра работа. Спонсорството може да е много ефек­тивно и да даде преднина пред масата изложители, особено когато е добре обмислено заедно с организаторите на събитието. Чудесна работа върши и един линк към сайта на фирмата-из­ложител в сайта на изложението.

По време на изложението е за­дължително да се правят ежедневни кратки аналитични и стимулиращи срещи с екипа на щанда — от него зависи дали фирмата ще се открои и разшири пазара си. На посетители­те трябва да се посвещава оптимал­ното време — ключът е на точните хора да се отделя точното време. Щандът трябва да привлича посети­телите, но и да филтрира неподходя­щите. Кратките демонстрации са най-ефективни. Ако не може да се уго­вори отделна среща с важен посети­тел, координатите за по-нататъшни контакти също вършат добра рабо­та. Тъй като всяка минута е ценна, добре е да се използват, освен думи, и езикът на тялото, контактът с очи, усмивката, отворените въпроси. Най-важните целеви контакти тряб­ва да са във фокуса на вниманието на екипа и да са степенувани, напр.: „готови да направят голяма поръч­ка в момента“, „готови да направят малка поръчка в момента“, „готови да направят голяма поръчка след из­вестно време“ и т.н. до „желаещи да получат допълнителна информация“ или да отразят спецификата на щан­да в пресата.

Добре е да се оставят фирмени проспекти в прес-офиса на изложението и да се проведат срещи с журналисти, препоръчани от орга­низаторите, за които фирмата да има готовност със свое представя­не. Клиентите на фирмата проявя­ват склонност да окупират щанда благодарение на гостоприемството на екипа, затова нещата трябва да са под контрол — все пак могат да гостуват и в местата за прием и да останат доволни. Съпътстващите семинари са полезни и дават възмож­ност за нови знания и контакти, но по някога са времеемки и едва в сре­дата на сесията се разбира, че кон­кретната полза не е кой знае колко голяма. Предварителната преценка на програмата и презентаторите може да спести ценно време и да се окаже, че разпространението на пе­чатни материали е достатъчно.

Понякога самият изложител влиза в ролята на посетител. Тъй като това не е рядкост, добре е да има готов­ност и за тази роля. Предварително­то разделяне на щандовете на задъл­жителни и желателни за посещение помага за добрата организация, като се вземе предвид нужното време за намиране на търсения щанд, привлича­не на вниманието на човека зад щанда и изчакване на предишните посети­тели. Необходима е яснота относно търсената информация от всеки изло­жител по предварително съставения маршрут за посещенията. Нужна е готовност за евентуалните бизнес срещи и уъркшопи, както и за урежда­не на изпращането на проспекти и об­разци по пощата на фирмения адрес. Полезно е подготвянето на отчет за контактите през деня, вкл. за въпро­сите, на които хората от даден щанд не са могли да отговорят. Трябва да е ясно как ще се използва събраната информация по време на посещенията на другите щандове.

След изложението е време да се ка­питализират усилията, положени при подготовката и участието в изложе­нието. Затова с екипа и мениджърите трябва да се направи анализ и чест­на оценка на успехите и неуспехите, вкл. изводи за участието в следващи събития, докато впечатленията от последното са пресни. Сега трябва да се използват измеримите цели, по­ставени преди изложението, за да се измери успехът с тяхна помощ. Успо­редно трябва да започне оценката на истинските постижения в резултат на степенуваните по значимост кон­такти, която може да кристализира до три, шест или девет месеца след събитието — чак тогава може да се установи реалната стойност на учас­тието в него за компанията. Добре е посетителите на щанда да получат обратна връзка — от обикновена бла­годарност за визитата на щанда до уреждане на среща за договаряне на сделка.

Потенциалните клиенти до­бре се ориентират в интереса към тях — най-заинтересуваните ще се обадят първите дни или седмици след изложението. Важно е да се позвъни и на медиите, на които са изпратени прес-съобщения и които са посетили щанда, със запитване дали се нуждаят от още информация и с подсказване за успешните сделки. Ако успехът е затвърдил намерението за участие в следващото изложение, време е това да се заяви на организаторите, за да се подготви резервирането на подхо­дящия щанд.