ProPack

В пилотния брой на списание ProPACK е публикувана въвеждаща статия за избор на опаковъчна техника. С настоящата статия се осветляват начините за подготовка на спецификации при закупуване на конкретни материали и техника.

При закупуването на опаковки, опаковъчни материали и опаковъчна техника е необходима предварителна подготовка на информация и документи по единни правила, които да подпомагат безпроблемната работа по сделките. Когато се сключват договори за доставка, трябва да се изясни какво е нужно на купувача и да е сигурно, че неговите изисквания са известни на продавача. Това поставя въпроси за спецификациите, които определят основните изисквания към доставяната продукция.

Спецификацията е техническо определение и описание на изделие или процес с указване на подаващите се на измерване експлоатационни ха­рактеристики и техните пределни стойности. Всяка спецификация от­разява по косвен начин средствата за контрол, позволяващи да се уста­нови съответствието на изделието с изискваните характеристики. Из­питванията са интегрална част от спецификациите. При доставката и използването на опаковъчни матери­али, в спецификацията се включват параметрите на материала и на опа­ковъчния процес. Има четири вида спецификации, свързани с опаковъчни­те операции: за опаковъчни материа­ли; за опаковъчни процеси; за готови опаковани единици; за гарантиране на качеството.

При съставянето на спецификации се използва формулата „Годен за цел­та“. Продукцията трябва да изпълня­ва функциите, очаквани от купувача. Например, при съставянето на спе­цификация за опаковане, се определя следното: опаковката се напълва на определена машина при определена температура, затваря се на опре­делена машина, а в затворен вид се транспортира по определен начин. Опаковката трябва да защитава про­дукта в течение на определено време, складира се на палети на определен брой редове и т.н. Следва подбор на видовете опаковки, удовлетворяващи изискванията за качество, тяхното изпитване и анализ на резултатите от изпитванията.

Опаковъчната спецификация е точ­но и подробно описание, съдържащо ин­формация относно всички необходими факти, свойства и специални харак­теристики на опаковъчната машина, опаковъчния материал, готовата опа­ковка и допълнителните опаковъчни средства, предназначена за изясняване по недвусмислен начин на отношения­та между производителя (доставчика) и потребителя (купувача).

Въз основа на информацията, съдържаща се в опаковъчната спецификация, производителят е в със­тояние да предложи, изработи и дос­тави машините/опаковките в точно съответствие с изискванията на купувача.

Опаковъчната спецификация тряб­ва да е достатъчно подробна, за да направи възможно това, но в същото време трябва да е достатъчно гъвка­ва, за да позволява внасянето на про­мени и евентуални подобрения. С цел да се избегне включването на ненуж­ни или нереалистични данни (извест­но като „прекалено специфициране”), е необходимо предварително да се обсъдят различните формулировки с доставчика. Това е особено важно за количествата суровини и материали, необходими на доставчика, евентуал­ните ограничения от гледна точка на производственото оборудване, прак­тическите възможности за съобра­зяване с установените отклонения и т.н. От това произтича нереалистичността на механичното копиране на опаковъчни спецификации, използвани в чужбина и особено в напредналите страни, където условията са много различни.

Съществуват четири главни причи­ни, поради които е наложително раз­работването на опаковъчни специфи­кации:

• да се осигури съвместимостта на опаковката/машината с подлежа­щия на опаковане продукт и с използ­вания опаковъчен материал, евенту­алните опаковъчни операции, които ще се използват, и условията на опа­коване, очакваните въздействия на специфичния вид избран транспорт, осигуряване на желаното качество за крайния ползвател;
• да се избегнат недоразуменията от­носно техническите и търговските подробности по сделката;
• да се използват като база за устано­вяване на евентуалните претенции (рекламации);
• да се даде възможност на купувача да проучва алтернативни доставчи­ци и да се улесни сравняването на различните оферти.

Разработването на подробни опако­въчни спецификации отнема много време. Има някои важни факти, които трябва да се представят на достав­чика от самото начало, за да може той да се подготви да произвежда и доставя своите продукти. Най-тънки­те и сложни (понякога противоречиви) подробности в опаковъчната специ­фикация, приемливи както за достав­чика, така и за купувача, се оформят по-късно в резултат на опита и съв­местните обсъждания. Първите спе­цификации трябва да се отпечатват с гриф „само за ориентация“, докато доставчикът и купувачът постигнат взаимно съгласие относно комплект­ността, точността, реалистичност­та и приемливостта на данните за двете страни.

Опаковъчните спецификации и поръч­ките за закупуване трябва да съдър­жат най-малко следното:

Съществена информация в специфи­кациите за опаковките

• предназначение на опаковката;
• вид на продукта, подлежащ на опако­ване;
• количество/обем за опаковане;
• вид на опаковъчния материал, ка­чество, състав и др;
• конструкция на опаковката, илю­стрирана с чертеж, при необходи­мост (например схема 1); най-под­ходящи размери на опаковката с допустими максимални и минимални отклонения;
• специални изисквания, допълнителни опаковъчни средства и др;
• графичен дизайн/подробни инструк­ции за печата или други начини за декорация;
• характеристики на продукта, мето­ди/условия за опаковане и изисквания за защита на продукта по време на транспорт и дистрибуция;
• необходими/поръчвани количества;
• срок за доставка;
• начини за опаковане и превоз от доставчика до купувача;
• съгласувана цена.

Допълнителна информация

• номер на спецификацията и дата на издаване;
• позоваване на приложимите стан­дартни методи за изпитване за це­лите на качествения контрол;
• допустими отклонения в количе­ството;
• класификация на възможните дефе­кти и тяхната допустимост.

За всеки опаковъчен материал и всеки вид опаковка съществуват специални изисквания във връзка с технически­те спецификации. Някои от по-широко използваните изисквания се характе­ризират по следния начин:

Характеристики на продукта

Колкото повече знае доставчикът на опаковки за продукта, опаковъчния процес и дистрибуторската система, толкова по-добри възможности има той да разработи ефективни и ико­номични опаковки. В много случаи, осо­бено при преработените хранителни продукти, е важно доставчикът на опаковки да е запознат с точните ха­рактеристики на продукта (например, стойността на рН, съдържанието на нитрати, химичния състав и т.н.), за да може да подбере точния вид на ма­териала и опаковката. В този смисъл, методът и условията за опаковането на продукта (например температури­те) също би трябвало да са му извест­ни. Такъв вид информация би могло да се представя в следните примерни описателни форми:

„Продуктът Х е силно хигроскопи­чен и се спича, ако влагосъдържание­то му надвишава 6 тегловни %. Той се опакова при максимум 3% и опаковката трябва да предотвратява допълни­телното повишаване на влагосъдържа­нието над 3% за период от една година при условия на тропически климат“;
„Продуктът се поставя в опаков­ката при температура от х°С и след това бързо се охлажда до стайна тем­пература чрез потапяне във вода“;
„Плодовете/зеленчуците се опако­ват влажни след процес на измиване, капакът веднага се затваря и опаков­ката постъпва в хладилен склад при температура от х°С“;
„Продуктът е леко киселинен (стойност на рН – Х), съдържа 400 – 600 мг МО3 и Y мг антоцианин на кг продукт“.

Важна е и базовата информация за начина на транспортиране и транс­портните условия, за да се подбере опаковка, която да може да изпълнява изискванията за защита срещу меха­нични въздействия, например:

„Продуктът се опакова във въ­трешността на страната и се транспортира по шосе на приблизи­телно 50 км до речно пристанище, натоварва се на шлеп и се превозва до морско пристанище, откъдето се транспортира по море до Канада в уедрени товарни единици или контей­нери и т.н.”

Доставни количества

С изключение на стандартната номен­клатура складови запаси на доставчи­ка, не е икономически целесъобразно да се фиксира производствена серия от конкретни опаковки по поръчка с оглед доставянето на точно количе­ство опаковки. Ако купувачът насто­ява за точно количество, доставчи­кът ще бъде принуден да произведе допълнително количество над поръ­чаното, за да покрие брак, неприемли­во качество и др. Това допълнително количество ще бъде включено в обща­та цена на поръчката. Поради това в поръчката за закупуване трябва да се определя допустимо отклонение над и под поръчаното количество.

Опаковане на доставката до купувача

Необходимо е да се уточни начинът на опаковане на доставката за транс­портирането ú от производителя до ползвателя. С малко предварител­но планиране би станало възможно купувачът да използва повторно опаковъчния материал, осигурен от производителя. Типичен пример са кашоните от велпапе, използвани за транспортиране на празни метални кутии, стъклени или пластмасови бутилки. Палетите почти винаги мо­гат да се използват повторно. Поня­кога и металните или пластмасови­те чембер–ленти се използват още веднъж за други цели. Добър пример за вторична употреба са и ударооме­котяващите материали.

Складиране при доставчика

Понякога поръчаните количества не се доставят наведнъж – достав­чикът съхранява останалата част от поръчката в своите складове. В тези случаи сроковете за съхране­ние и евентуалните такси трябва да бъдат ясно изразени в писмен вид. В противен случай може да се стигне до сериозни спорове и недоразумения.

Срок на доставката

По принцип, срокът за доставката на цялото, или на части от поръча­ното количество, винаги фигурира в поръчката и в повечето случаи – в потвърждението на поръчката от доставчика. В развитите страни, особено когато се сключват голе­ми договори за продажба, купувачът може да предвиди неустойка за заба­вяне на доставката. Това невинаги е възможно в развиващите се стра­ни, където доставчикът често сам е жертва на забавени доставки на суровини и материали, както и на други обстоятелства извън неговия контрол. Поради това на практика е трудно за купувача да обвърже про­давача с гаранции за доставката. Сключването на договор за продаж­ба срещу акредитив е един начин за уреждане на въпроса, въпреки че ку­пувачите често удължават срока на обезпечителния кредит по искане на продавача.

Цена

Във времена на бързо повишаване на цените понякога е трудно за про­давача да предложи фиксирана цена, особено при поръчки с по-дълъг срок на доставка, при годишни догово­ри и т.н. Понякога цените могат да бъдат обвързани с промените в кон­кретни пазарни цени, но това върши работа само при повишаване на цени­те и винаги е в полза на доставчика. Най-добрата стратегия за купувача е да договори фиксирани цени за дъл­госрочни сделки – повишението със сигурност ще настъпи, но може би малко по-късно в сравнение с използ­ването на краткосрочни поръчки по график. Все пак, главното е, че клау­зата за цената в поръчката е изрич­но постановена и че доставчикът представя писмено потвърждение на поръчката.

Отклонения и качествен контрол

Вероятно най-трудните, но и най-важните въпроси при разработването на реалистична опаковъчна специфика­ция, са следните:

• Какви са приемливите минимални и максимални отклонения – както за доставчика, така и за купувача?
• Какви са критериите за качест­вен контрол (приема се/отхвърля се) и как ще се извършва този кон­трол?

Отклонения

Отклоненията се отнасят главно до размерите и качеството на суровини­те и материалите (например, състав и количества). За ръчните опаковъчни операции отклоненията в размерите може да не са толкова съществени, но при използването на каквито и да е механизирани съоръжения за опа­коване се налага внимателно специ­фициране на точните отклонения, нужни за правилното функциониране на опаковъчната техника. Определя­нето на реалистични отклонения из­исква тясно взаимодействие между купувача и доставчика. Най-добре е първоначално спецификацията да се базира на вече установена практика и, ако е необходимо, да се определят възможно най-близките до нея откло­нения, които са приемливи за достав­чика. Трябва да се знае и това, че кол­кото по-голяма е поръчката, толкова по-добре доставчикът настройва машините си за постигане на необ­ходимата точност. Много тесните отклонения, дори да са приемливи от техническа гледна точка, винаги водят до по-големи количества нес­тандартна и негодна продукция и като следствие – до по-висока цена на продукта. Например, отклонени­ята в размерите, които са много по-съществени за металните кутии и гърловините на стъклените бутил­ки, отколкото за кашоните, винаги трябва да се дават в + и – в текста на спецификацията или в приложени­те към нея чертежи.

Качествен контрол

Известно е, че във всички доставки има известно количество дефектни единици. Тук въпросите са:

• Как са класифицирани различните видове дефекти?
• Какви са основанията за отхвърля­не или приемане?
• Колко дефекти могат да бъдат до­пуснати съобразно с нормалната практика?
• Как трябва да се организират про­цедурите по качествения контрол?

Обикновено дефектите се класифици­рат в три категории:

• Клас А: критични дефекти – опа­ковката не може да се използва по предназначение при каквито и да е обстоятелства;
• Клас Б: основни дефекти – опаков­ката се отклонява значително от спецификацията, но може да бъде използвана за първоначалното или друго предназначение с допълнител­ни действия, например, за сметка на допълнителни усилия от страна на опаковчика;
• Клас В: второстепенни дефекти – външният вид на опаковката е леко влошен, но от техническа гледна точка нейните функции не са нарушени.

Класифицирането на действителни­те дефекти в горните класове зави­си много от вида на опаковката и от опаковъчните операции (схема 2).

Няколко примера за стъклени бутилки:

• Клас А – счупени бутилки, пукнатини по гьрловината и по тялото на бу­тилката, замърсена вътрешност;
• Клас Б – масата на бутилката е под минимума, височината и диаметъ­рът са извън допустимите откло­нения;
• Клас В – неравна външна повърх­ност, леко отклонение от цвета на стъклото, релефни следи от стък­лоформата.

Примери за метални кутии:

• Клас А – протичане през странич­ния или дънния шев, отсъствие на уплътнителна паста в дънния шев, силно подгънати ръбове, липса или частично наличие на лак върху въ­трешната повърхност, замърсена вътрешност;
• Клас Б – подгъвания с дължина над 2 см, отклонение от кръглата фор­ма, прекалено много или малко уп­лътнителна паста в дънния шев;
• Клас В – подгъвания с дължина под 2 см, надрасквания по дъното или външната повърхност на тялото.
• Примери за етикети:
• Клас А – разместен печат, отсъст­вие на цвят, залепнали един към друг етикети, силно нагъване (за машин­ното етикетиране);
• Клас Б – неравно отрязани краища, блед отпечатък, нестандартни цветове;
• Клас В – леки отклонения в цветове­те, леко нагъване.

Примери за кашони:

• Клас А — разкъсвания, пробиви и дупки, размери извън допустимите отклонения, прорязани слоеве на би­говете, несъответствие със сер­тификатния щемпел;
• Клас Б – смачквания от свръхнатиск при печата, непълен печат, разлепе­ни слоеве, разлепени (разтворени) шевове, отклонения от правоъгъл­ната (квадратната) форма на сече­нието; Клас В – отпечатък на петна, надрасквания, следи от обелване или прегъване върху външната по­върхност.

Примери за полиетиленови пликове:

• Клас А – пробиви, разкъсвания или отвори по шевовете, миризма, за­мърсяване;
• Клас Б – дебелина на фолиото под минимума, мътно фолио, зацапан пе­чат;
• Клас В – нагънати пликове, без от­печатък, грубо отрязани краища.

Във всички доставки могат да се на­мерят опаковки с дефекти от трите класа. Важно е да се специфицира кол­ко от всеки вид дефекти са приемливи. За дефектите от клас А над приемли­вото количество доставчикът тряб­ва да възстанови сумата на купувача, за клас Б трябва да направи отбив от цената, а за клас В – да замени дефект­ното количество с редовно. Произти­чащите вреди от дефектни опаковки, например загуба на продукция или на търговски имидж, никога не се запла­щат от доставчика на опаковки – не­говата максимална отговорност се простира само върху пълната стой­ност на неговата собствена продук­ция. Рекламациите трябва да бъдат подкрепени с образци, предоставени на доставчика, доклад от проверката на необвързани (независими) лица или институции или, евентуално, фото­графии. Най-добрият начин е да бъде поканен представител на доставчика за персонална инспекция на място от­носно причините за оплакването.

Когато в спецификациите са от­белязани критериите за качествен контрол (например, на материалите), те трябва да включват позоваване на стандартни методи за изпитване, ко­ито ще се използват за определяне на евентуалните отклонения.

Някои видове качествен контрол, дори най-елементарният визуален ог­лед, трябва да се провеждат незабав­но с пристигането на доставката. Една по-съдържателна програма за качествен контрол изисква специфич­ни познания относно процедурите за вземане на пробни образци и за основ­ните принципи на осъществяването на систематичен качествен контрол. Това обикновено е доста сложно, пора­ди което, могат да се използват по-опростени, по-прагматични процеду­ри, адаптирани към преобладаващите местни условия. Все пак, от време на време трябва да се изпращат образци за тестване на съответствието със спецификацията. Тези изпитвания трябва да се извършват от незави­сими лаборатории, оборудвани с не­обходимата апаратура за изпитване съгласно утвърдените стандартизи­рани изпитвателни процедури. Такива лаборатории има във всички разви­ти страни, които имат приемливи тарифи за рутинните изпитвания във връзка с качествения контрол. В развиващите се страни също има ин­ституции, оборудвани с апаратура за тези цели.

Добре е да се знае, че в развити­те страни функциите по качествения контрол понякога се осъществяват изцяло от доставчика, като пълните данни от резултатите се предоста­вят на купувача, който ги възприема като свои собствени. Това, разбира се, почива на пълно доверие и сътруд­ничество между купувач и доставчик.

Важно е и това, че съществува­не на опаковъчна спецификация води автоматично до подобряване на ка­чествения контрол при доставчика преди доставката, особено когато той знае, че доставените опаковки ще бъдат проверени при самото им пристигане и образци от тях ще бъ­дат тествани в местни оторизирани лаборатории.

Спецификациите подобряват позициите на купувача при неговите контакти с доставчиците и уеднаквяват базата за водене на техническите и търговските преговори.