ProPack

В първата част на тази статия, публикувана в предишния ни брой, ви показахме начините за съставяне на спецификации при закупуването на опаковъчни материали и опаковки. В този брой ще разгледаме подготовката на спецификации при сделки за опаковъчна техника.

Съществена информация в специфи­кациите за опаковъчните машини

• предназначение на машината;
• типове/размери/габарити на проду­ктите/опаковките, които ще бъдат опаковани/манипулирани/третира­ни на машината;
• количества/обеми на продуктите за опаковане и производителност (ско­рост) на опаковане;
• изисквана точност/допустими от­клонения;
• съществени изисквания към кон­струкцията на машината, при необ­ходимост придружени с илюстрации/чертежи;
• критични габарити на машината;
• специални характеристики, принадлежности и други подобни изисква­ния;
• брой на необходимите (поръчвани­те) машини;
• изисквания за срок на доставката;
• метод за опаковане и начин за транс­портиране на машината;
• цена и условия за плащане, ако вече са съгласувани с доставчика.

Допълнителна информация

• номер на спецификацията, ако е не­обходим, и дата на изготвянето й;
• списък на критериите и писани усло­вия за приемане;
• категоризация на възможните дефе­кти и допустими граници на тяхно­то появяване;
• изисквания за обучение на персонала;
• изисквания за резервни части.

Машинни характеристики

При подготовката на спецификацията за представяне пред няколко възможни доставчици е важно характеристи­ките на машината да са дефинирани по-скоро като потребности на използ­ващия машината, отколкото като на­чини, по които машината трябва да отговаря на тези потребности. Така спецификацията може да фиксира необ­ходимите работни скорости и съот­ветно — желаната производителност, но не би трябвало да определя как да бъдат постигнати те (например, електрическо задвижване с безстепенно регулиране на оборотите, хидравлични задвижвания, компресори и т.н.), освен ако има ясно определена причина за предпочитанията към дадена система за регулиране на скоростта в сравне­ние с други такива системи. Изборът на методите трябва да се предос­тави колкото е възможно повече на доставчика, за да може купувачът да се ползва от неговия опит и от цено­вите предимства на използването на стандартни параметри/конструкции. В противен случай купувачът рискува да бъде обременен с по-висока цена, изпълняване на специални/еднократни изисквания, или с несъответствията в офертите, които биха се получили поради факта, че някои потенциални доставчици се придържат стриктно към спецификацията, а други — не.

Добре е да се помни, че по принцип целта на всеки доставчик е да спечели поръчката. По тази причина някои от доставчиците могат да възприемат една прекалено детайлизирана специ­фикация, която дефинира машината, и да я изработят, но те ще твърдят, че тяхната машина изпълнява задачите си съобразно поставените изисква­ния и въз основа на техния опит, дори ако тя не е изработена детайлно по спецификацията. Ако машината не ра­боти задоволително, те ще предпоче­тат да я подменят или приспособят срещу поемане на допълнителните разходи от тях, вместо да рискуват да загубят поръчката. Купувачът трябва да е напълно запознат с тази философия на продажбите, която пре­обладава в отношенията с по-слабо развитите страни, и трябва да се съ­образява с нея при подготовката на машинната спецификация.

Принципните машинни характе­ристики, които трябва да бъдат включени в спецификацията, варират в зависимост от вида на опаковъчна­та машина и операциите, които тя трябва да извършва. За една пълначна машина най-важни са количеството и точността на пълнене, докато за етикетировачката може да са най-ва­жни видовете използвани лепила. Един примерен въпросник включва принцип­ни и голяма част от основните харак­теристики, които трябва да бъдат дефинирани, независимо от вида на опаковъчната машина:

• максимално и минимално необходима скорост/производителност;
• изисквания за ръчните манипулации (например, продуктите/опаковките постъпват в машинното простран­ство от лявата (дясната) страна на оператора);
• изискване за локален пулт за управле­ние от оператора;
• приемливи максимални габарити/площ, допустима максимална височи­на (отстояние от тавана);
• ограничения в размерите във връзка с достъпа до мястото, където ще бъде инсталирана машината, ако те могат да затруднят/направят невъзможно внасянето ú (например височина на вратите, ограничител­ни размери на повдигащото съоръ­жение и т.н.);
• максимално допустимо тегло на ма­шината от гледна точка на допусти­мото подово натоварване на място­то, където тя ще бъде инсталирана, както и на ограниченията за извърш­ване на манипулации на това място;
• връзки и обслужване (електричество, газ, вода, сгъстен въздух, канализа­ция и др.), които са в наличност (на­пример напрежение, честота и брой фази на електрическия ток), както и готовност за тяхното използване;
• специални параметри на обкръжава­щата среда, в която ще работи ма­шината (влага, топлина, корозионна атмосфера и т.н.);
• изисквания за безопасност, възниква­щи от естеството на продукта или на работната среда (пожароопас­ност, взривоопасност и др.);
• норми за сигурност, приложими към работното място (максимално до­пустимо ниво на шума, предохрани­телни мерки и др.).

Характеристики на продукта и/или опаковката

Общо казано, колкото повече знае доставчикът за продукта и опако­въчните операции, толкова по-добри възможности ще има той да осигури доставката на ефективна машина. В много случаи, особено при хранител­ните продукти, за доставчика е ва­жно да знае физичните и химичните характеристики на продукта, като вискозитет, размери на частиците, стойност на рН, съдържание на ни­трати и др., за да осигури подходящи­те материали за машината и мето­дите за изработката. В този смисъл, информацията за работните условия (например, температура/влажност) също може да е уместна, тъй като те със сигурност оказват някакво въздействие върху продукта и/или опаковката.

Опаковане за транспорт

Трябва да бъде специфициран и на­чинът за опаковане на машината за транспортирането ú от производи­теля до клиента. Купувачът често разполага с възможности да използ­ва повторно или за други цели опа­ковъчните материали, осигурени от производителя (дървесина, палети, чембер-ленти, удароомекотяващи материали и други подобни).
Доставка и инсталиране

Много важно е потенциалните купу­вачи и техните доставчици да имат взаимно разбиране относно отговор­ностите за доставката и инсталира­нето, както и за разходите, свързани с тези операции. Тарифите за дос­тавка, монтаж и свързаните с тях застраховки често стигат до 20-25% от стойността на машината и недо­разуменията могат да струват мно­го скъпо.
На първо място, купувачът трябва да специфицира изискваните от него условия за транспортирането (СИФ, ФОБ или други възможни) и трябва да е уверен, че са му известни финан­совите отговорности, които тези условия налагат на купувача и прода­вача при дадените обстоятелства. В офертата трябва да са потвърдени исканите условия или да са изложени ясни алтернативи.

В зависимост от нужната бързи­на на доставката и от съществува­щите видове транспорт, купувачът може да специфицира транспортира­нето на машината по въздух, вода, суша или в комбинация от тях, или пък може да изиска алтернативни цени за различни видове транспорт, за да може да направи сравнение за себе си. Възможно е, по причини извън неговия контрол, купувачът да пожелае дос­тавката да се отложи, въпреки че ма­шината е готова за транспортиране. Такава ситуация може да възникне, например, когато сградата, в която трябва да се монтира машината, или друго оборудване, което трябва да се инсталира преди машината, са обект на отлагане във времето. В такъв случай може да възникнат допълнител­ни разходи за съхраняване на машина­та в склад или други спорни разходи, породени от невъзможността купу­вачът да приеме машината на дого­ворената дата. Ако възникне такова забавяне в приемането, купувачът трябва да изиска от доставчика под­робности относно неговите условия за съхранение на машината докато стане възможно тя да бъде приета, тъй като тези разходи обикновено са доста по-ниски в сравнение с так­сите, налагани от транспортните и складовите компании, ако машината трябва да престоява някъде по марш­рута на доставката.

Потенциалният купувач трябва да разполага с подробности относно цените за инсталиране на машината и за услугите по поддръжката ú. Тъй като някои доставчици предлагат т. нар. „безплатен монтаж“, купувачът трябва да знае със сигурност какво разбира доставчикът под това поня­тие. В частност, купувачът трябва да изиска информация за степента, до която продавачът ще очаква от него да поеме командировъчните разходи на техническите лица, които ще бъдат изпратени за подпомагане на монтажните работи. Купувачът трябва да уточни момента, в който „инсталирането“ ще се разглежда като комплектно (пълно) — дали кога­то машината се намира на своето работно място, когато заработи или когато са извършени предварително дефинирани приемни изпитания.

Потенциалните купувачи трябва внимателно да разгледат въпроса, дали е изгодно техни обучени лица да извър­шат сами монтажа. Много доставчи­ци изразяват желание и предлагат обу­чение на техническия персонал на своя клиент, предвидено във времето така, че да съвпадне с комплектоването и тестването на машината в неговия цех. Предимството на доставчика е, че такова обучение дава сигурност на клиента, че неговите технически лица ще познават и владеят машината още с нейното инсталиране. По тази причина доставчикът често желае да осигури обучение при номинални цени, но все пак командировъчните разхо­ди на обучаващите най-вероятно ще трябва да бъдат поети от клиента. Дори ако купувачът не може да си поз­воли такова обучение от страна на доставчика, той би трябвало да изис­ка инструкциите и наръчниците за ра­ботата и поддръжката на машината преди тя да бъде доставена. В случа­ите, когато машината се изработва по поръчка на клиента, това може да се окаже невъзможно за изпълнение. То­гава купувачът трябва да изиска обща техническа информация за поръчания вид машина или копия от наръчници­те за подобни модели. Преди всичко, купувачът трябва предварително да осигури и да запише в спецификацията ангажимент за потенциалния достав­чик да използва времето за доставка и монтаж на машината, за да подгот­ви договореното обучение на неговия технически персонал.

Срок на доставка

По принцип, съгласуваният/изисква­ният срок за доставка на машината винаги фигурира в поръчката и в ней­ното потвърждение от доставчика. В развитите страни, особено при голе­ми доставки, купувачът може да вклю­чи клауза за неустойка при забавяне на доставката на машината. Но това невинаги е възможно в развиващите се страни, в които самият доставчик може да бъде жертва на забавени дос­тавки на възли, компоненти или мате­риали за изработването на машината, както и на други обстоятелства из­вън неговия контрол. Поради това, на практика е много трудно купувачът да обвърже продавача с гаранции за срок на доставката. Един договор за про­дажба, придружен от акредитив, кой­то влиза в сила в деня на доставката, е приемлив метод за гаранция, въпреки че често се налага купувачът да удъл­жава срока на акредитива, ако достав­чикът го помоли за това.

Цена

Във времена на бързо растящи цени, за продавача понякога е трудно да предложи фиксирана цена, особено за поръчки с дълъг срок на изпълнение.

В някои случаи цените могат да се обвържат с измененията в ценовите индекси или с валутните курсове, но това обикновено върши работа само при растеж на цените, и то в полза на доставчика.

Най-добрата стратегия за купувача е да преговаря за фиксирана цена на договора. Все пак, основната необходимост е в поръчката да се заложи изключителна клауза за цената и условията за разплащането, а доставчикът да представи писмено потвърждение на поръчката.

Освен цитирането на крайна цена за оферираната машина, доставчикът трябва да бъде поканен да уточни:

• условията за доставка (ФОБ, СИФ и други);
• периода, за който оферираната цена е валидна;
• приемливите методи за плащане (ак­редитив, банкова гаранция и др.);
• опаковката, транспорта и застра­ховките;
• единични цени на необходимите час­ти за подмяна, допълнителни приспо­собления, екстри, опции;
• цена за първия необходим комплект резервни части, например след едно­годишна експлоатация;
• цена за монтажа и сервизното об­служване или тарифи на техниците по поддръжката, заедно с времето, необходимо за инсталирането и пробните изпитания на машината.

Гаранции/обезпечения

Повечето доставчици предлагат стандартни образци на гаранционни карти. Потенциалният купувач тряб­ва да ги изисква заедно с офертата. Най-често това се осъществява ав­томатично. В други случаи купувачът може сам да е дефинирал гаранционни­те условия и да желае да ги представи на доставчика като част от негово­то официално предложение. И в двата случая е възможно да се получат зна­чителни различия между гаранциите, които изисква купувачът, и гаранци­ите, които доставчикът е готов да предложи. Тогава може да се наложи постигането на някакъв компромис.

Що се отнася до специфициране­то на машинните характеристики, някои по-оптимистично настроени доставчици могат да пожелаят да увеличат шансовете си с помощта на гаранционните ангажименти. Трябва, обаче, да се помни, че самият достав­чик може да изпадне в голямо затруд­нение и в големи разходи, ако му се на­ложи да изпълнява тези гаранции. Но не само законните разходи за изпъл­нение на рекламации могат да бъдат доста високи. Купувачът може да си навлече тежки разходи от бракувана продукция и загуба на производствено време, които рядко могат да бъдат изискани с гаранционните условия. Затова обикновено е по-важно да има сигурност, че избраният доставчик може да изпълни поетите гаранцион­ни ангажименти въз основа на негова­та репутация и на опита с други дос­тавчици, отколкото да се настоява за строги гаранционни условия.

Честа причина за несъгласие при установяване на гаранционните усло­вия е изборът на страната, в която ще се решават жалбите във връз­ка с гаранциите. Както купувачът, така и продавачът ще предпочетат споровете да се решават съобразно със законодателството в неговата собствена страна. Но на практика е възможно законодателствата и на двете страни да са доста строги, така че никой от двамата не поема голям риск, ако приеме юрисдикцията на страната на другия. Тя ще обслужи най-добре и двамата за решаване на проблемите с гаранциите, без да се налага да прибягват до дълги и скъпи съдебни процедури. Поради това купу­вачът би трябвало да се концентрира повече върху установяването на чест­ността и сигурността на доставчика, отколкото върху прецизното формули­ране на гаранционните условия.

Инспектиране и тестване на изпълнението на спецификацията
Цел на тестването

Безсмислено е разработването на една сложна машинна спецификация, ако купувачът не разполага със сред­ствата за доказване на нейното спаз­ване. За по-простите машини изпита­телната процедура може да е очевид­на и лесно изпълнима. За по-сложните машини или комплектни линии е малко вероятно купувачът да разполага как­то с технически познания, така и с оборудване, с помощта на което да прецени при получаването на достав­ката дали е получил това, за което е платил. От това следва, че вероятно двата най-трудни, но в същото време много важни въпроси при разработва­нето на реалистична машинна специ­фикация са:

• Какви са рамките на изработката, приемливи за купувача и възприемани като постижими от доставчика?
• Какви са критериите за проверка на постигнатото по отношение на всички аспекти на машинната рабо­та и как се провеждат съответните тестове (приемните изпитания)?

Очевидно е, че клиентът и дос­тавчикът трябва да се споразумеят върху тези аспекти на спецификация­та за закупуване на машината, за да се избегнат спорове, възникващи от евентуални недоразумения и липса на разбирателство.

Приемни изпитателни процедури

Тези процедури варират в широки гра­ници по отношение на обхвата, про­дължителността и методите за тях­ното легализиране, но могат да бъдат категоризирани съобразно мястото на провеждане, сроковете на извърш­ване и видовете произтичащи прину­дителни действия и санкции — всичко това дефинирано в спецификацията за купуване на машината.

Приемните изпитания обикновено се провеждат или в предприятието на доставчика, или в предприятието на крайния ползвател. В редки случаи те се извършват на трето място по взаимно споразумение, например, в из­питателна лаборатория, оборудвана с необходимите съоръжения за про­веждане на съответните изпитания.

В някои случаи може да се извърш­ват прогресивно разширяващи се тестове в завода на производителя, успоредно с нарастването на комп­лектността на машината, което поз­волява тестовете да се извършват на определени етапи от комплектов­ката. По-често срещана практика е приемните изпитания да отнемат един или два дни и да се провеждат веднага, щом това е възможно, след като производителят съобщи на своя клиент, че машината е комплектова­на и е готова за изпитване.

Когато приемните изпитания се провеждат в предприятието на кли­ента, обикновено те са по-кратки, тъй като се осигуряват реални ра­ботни условия и недостатъците не могат да се прикрият така лесно, как­то това може да се направи при тес­товете, организирани от доставчика в неговите собствени цехове.

В други случаи приемните изпи­тания в предприятието на клиента могат да отнемат дни и седмици до постигане на задоволителна работа на машината съобразно специфицира­ните изисквания.

Методи за изпитване и критерии за успешно или неуспешно преминаване на тестовете

Съществуват почти толкова мето­ди за изпитване, колкото са видове­те машини. Критериите за приемане също могат да варират, като се има предвид, че те са предварително де­финирани и съгласувани в специфика­цията за закупуване. Аспектите от спецификацията за машината и нейна­та работа, които могат да се оценя­ват чрез изпитванията, включват:

• външен вид и довършителни обра­ботки;
• размери с критично значение;
• функции на командната апаратура и съответствие на операциите по управлението и контрола с инструк­цията за експлоатация;
• леснота и бързина на настройките и подмяната на части при смяната на различни видове продукти и опаковки;
• максимална скорост на празен ход (напр., скоростта при работа без на­личие на продукти и/или опаковки);
• производителност и ефективност при съгласуваните скорости на ра­бота в течение на определен период от време;
• качество на продукцията съгласно приетите размерни и други харак­теристики. Част или цялата горна информация може да бъде дефинира­на в спецификацията за закупуване на машината в зависимост от важ­ността, която купувачът ú отдава.

Отговорности за приемните изпитания

Доколкото решението дали да приеме машината или не е в ръцете на купу­вача, той може да делегира отговор­ностите за приемните изпитания на трета страна — физическо лице или организация. В частност, агенциите за надзор и сертификация могат да осъществяват изпитанията въз ос­нова на обективни, предварително съгласувани критерии по специфика­цията за закупуване.

Изпитването и сертифициране­то от трета страна обикновено е надежден и обективен метод за до­казване, че машината изпълнява изис­кванията на спецификацията, но има някои съществени причини то да не се използва:

• тъй като повечето агенции за над­зор и сертификация работят в раз­витите страни, техните услуги са доста скъпи;
• те не са непременно експерти в да­дената област и, доколкото от тях се очаква да гледат на критериите за изпитанията акуратно и педан­тично, може и да не са в състояние да коментират други предимства или недостатъци на машината;
• поради споменатата липса на кон­кретни технически познания, те може да правят оценките си по-ско­ро на базата на финансови, откол­кото на експлоатационни критерии. В частност, ако са въвлечени в про­цесите по покупката, те вероятно биха могли да използват своя авто­ритет, за да намалят някои цени на доставчика, но по този начин ще на­рушат реалното съотношение цена/ изработка;
• разчитането на трета страна при подбора и приемането на машината може да лиши персонала на купувача (ползвателя) от получаването на не­обходимите познания и опит за рабо­та с и поддържане на машината със собствени сили.

Някои въпроси относно приемните изпитания

Почти е невъзможно в една специфи­кация да се предвидят всички пробле­ми и дефекти, които могат да възник­нат при работата на една опаковъчна машина. Успешната работа зависи от много фактори, различни от тези за самата машина, особено от вариа­циите в подлежащия на опаковане про­дукт и в опаковъчния материал.

В много, често срещани случаи дос­тавчикът на машината е в правото си да посочи дефекти или отклонения от спецификацията, свързани с продукта и/или материала. Поради това за купу­вача е важно да бъде реалистичен при подготовката на приемните изпита­телни процедури и норми. Целта е да се даде възможност на купувача и про­давача да си сътрудничат за пости­гане на желаната изработка, а не да се подбуждат безплодни и времеемки конфронтации, които са опасни както за купувача, така и за продавача. Така критериите за приемане не трябва да са нито повече, нито по-малко от необходимите за задоволителната ра­бота на машината в съответствие с нейната спецификация.

В заключение може да се каже, че самото съществуване на спецификацията автоматично повишава вниманието на доставчика към неговия собствен качествен контрол и тестване, извършвани преди доставката, особено когато знае, че машината ще бъде проверена и изпитана още с нейното пристигане при купувача. Една добре съставена машинна спецификация подобрява по много начини позициите на купувача в преговорите с доставчика и облекчава техническия и търговския диалог с помощта на уеднаквена терминология.